Mehr Service mit weniger Aufwand mithilfe von ExpandIT Mobile

Für die dänische Immobilienverwaltung Bolig-Gruppen – mit einem Arbeitsvolumen von 10.000 Serviceaufgaben und 2.400 Mietverträgen pro Jahr – hat sich die Digitalisierung der Arbeitsabläufe weitestgehend ausgezahlt. Die Lösung von ExpandIT spart dem Unternehmen viel Zeit und Geld bei der Administration und ermöglicht den Servicemitarbeitern, sich mehr auf die Abarbeitung der Serviceaufträge zu konzentrieren.

Eine Zeitersparnis von wenigen Minuten pro Serviceauftrag mag voerst nicht besonders klingen. Jedoch ergibt sich bei 10.000 Aufträgen pro Jahr in der Summe eine signifikante Ersparnis. Und so kann es sich lohnen, in eine Technologie zu investieren, die dies ermöglicht.

Erhöhung der Mitarbeiterzahl und reduzierter Administrationsaufwand

Bei der Bolig-Gruppen, die zur Randers Wohnungsbaugenossenschaft gehört, hat man das Potenzial der ExpandIT-Lösung schon lange erkannt. Die BoligGruppen ist zuständig für die Verwaltung der 2.400 Mietparteien der Randers Wohnungsbaugenossenschaft. Für die Planung und Erfassung der vielen Serviceaufgaben wird das Service-Management-System von ExpandIT verwendet, mit dem der Betriebsleiter der Bolig-Gruppen John Holse sehr zufrieden ist.

”In der Vergangenheit, als alles papierbasiert war, waren unsere Servicemitarbeiter jeden Morgen bis zu 45 Minuten damit beschäftigt, die zu erledigenden Arbeitsaufträge entgegenzunehmen und die des Vortags zu vervollständigen. Heute benötigen sie nicht mehr als 10 Minuten, um sich einen Überblick über die aktuellen Aufträge zu verschaffen und die vom Vortag abzuschließen. So sparen wir pro Mitarbeiter täglich 35 Minuten”, erklärt Betriebsleiter Holse.

Diese Einsparungen hatten ein bedeutenden Einfluss auf die Ressourcenplanung. Holse: ”Zuvor hatten wir 16 Servicetechniker, die die Aufträge bei den Mietern vor Ort erledigten, und zwei Mitarbeiter im Büro für die Verwaltung. Jetzt haben wir trotz wachsendem Auftragsvolumen nur 28 Servicetechniker im Einsatz und einen Administrator für die Rechnungstellung.”

Ein auf die Bedürfnisse zugeschnittenes Softwaresystem

Die Bolig-Gruppen entschied sich für die Lösung von ExpandIT, da ein speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasstes Service-Management-System benötigt wurde.

Holse: ”Für unsere Arbeitsprozesse ist es wichtig, dass das System individuell skaliert werden kann. Wir können nicht mit einer standardisierten Weblösung arbeiten. Deshalb benötigen wir eine Lösung, die optimal ”auf unserem eigenen Server” läuft und an unsere Bedürfnisse angepasst ist. So muss z. B. das neue System mit unserem Finanzsystem EGCentri Administration, das mit einem speziellen Mieterverwaltungssystem der Wohnungsbau-gesellschaft genutzt wird, einwandfrei funktionieren. Das Expertenteam von ExpandIT hat das Service-Management-System so angepasst, dass es komplett nach unseren Wünschen mit unserer Finanzlösung läuft.”

Die Bolig-Gruppen benötigte einige Anpassungen am ExpandIT Planungsmodul, so dass inzwischen auch mehrere Lieferadressen hinterlegt werden können. ”Das ist sehr praktisch, da wir nur ”einen Kunden”, nämlich die Randers Wohnungsgenossenschaft und 2.400 Mietverträge, also Lieferadressen, haben,” so Holse. Des Weiteren wurden sämtliche Vorlagen für Arbeits- und Qualitätsprüfungen für das unternehmensinterne Finanzsystem angepasst.

Effiziente Arbeitsabläufe und besserer Service

Der gesamte Workflow für eine Serviceaufgabe – von der Planung über die Ausführung bis hin zur Rechnungsstellung – läuft nun vollständig elektronisch.

Holse: ”Es beginnt mit einer Anforderung in unserem ERP-System, die am Ende mit einer Nummer versehen zu einem Serviceauftrag wird. Dieser Auftrag wird in ExpandIT Mobile in ein Arbeitsdokument exportiert. Anschließend verteilt der Teamleiter die Aufträge in ExpandIT oder die Servicetechniker buchen sich eigenständig auf die jeweiligen Aufträge ein. Mit dieser Vorgehensweise sparen wir jede Menge Zeit und Geld.”

Ist der Auftrag fertig ausgeführt, werden die hierfür aufgewendeten Zeiten und Materialien durch den Servicetechniker nach Beendigung der Arbeiten direkt im System eingetragen. So stehen alle relevanten Daten umgehend für die Freigabe der Abrechnung bereit.

Holse: ”Wir erstellen zweimal am Tag unsere Servicerechnungen. Bei 10.000 Serviceaufträgen pro Jahr ist es wichtig, dass wir in der Lage sind, dies auf schnelle und effizienze Weise hinzubekommen.”

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